Office Manager

Tijdelijk gesloten

Office Manager

Crawford & Company Capelle aan den IJssel

Wat is vereist?

  • Mbo werk- en denkniveau
  • Administratieve en facilitaire ervaring
  • Vaardig in e-mail, agendasoftware en claims systemen; goede communicatieve vaardigheden
  • Zeer goede beheersing van Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift
  • Klantgericht en gastvrij karakter; empathisch, integer en groot verantwoordelijkheidsgevoel
  • Woonachtig in omgeving van Capelle aan den IJssel

Wat krijg je?

  • €1.900 - €2.500 bruto p/m o.b.v 40-urige werkweek
  • 13e maand
  • 32 tot 40-urige werkweek
  • Mogelijkheid om cursussen en trainingen te volgen
  • Pensioensregeling en 8.33% vakantiegeld

Wat doe je?

  • 35% Hospitality
  • 10% Kantoortartikelen bestellen
  • 15% Administratieve werkzaamheden
  • 10% Begeleiders Pameijer aansturen
  • 20% Bezoekers ontvangen en ondersteunen
  • 10% Overige werkzaamheden

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Stel direct een vraag

Vacature

Als Office Manager bij Crawford & Company ben je verantwoordelijk voor een nette en gastvrije uitstraling van het hoofdkantoor. Dit doe je door bezoekers en medewerkers hartelijk te ontvangen en te helpen met vragen, en door de kantoorruimtes op te ruimen en aan te vullen met kantoorartikelen. Daarnaast zorg je dat de administratie van de kantoorzaken op orde is.

Het is belangrijk dat iedereen die het kantoor binnenloopt een goede (eerste) indruk krijgt. Je heet bezoekers daarom vriendelijk welkom en wijst ze indien nodig waar ze moeten zijn. Ook zorg je dat de ontvangst- en vergaderruimtes er verzorgd uitzien: je ruimt voor en na grote vergaderingen op en regelt indien nodig ook de lunch. 

Je bent het eerste aanspreekpunt voor praktische vragen van medewerkers en klanten. Deze vragen gaan bijvoorbeeld over de uitgifte van auto's en de schoonmaakdienst. Je beantwoordt ze telefonisch, via de mail, maar ook fysiek, wanneer ze aan je bureau worden gesteld. Ook ben je betrokken bij de facilitaire werkzaamheden die de sociale werkplaats Pameijer binnen het kantoorpand verricht. Door informatie, verbeteringen en klachten te delen met de begeleiders, zorg je dat deze werkzaamheden goed verlopen. 

Tevens houd je de administratie rondom kantoorzaken op orde. Daarnaast zorg je dat de post en bestellingen voor het pand worden aangenomen en verwerkt. De bestellingen plaats je zelf: je controleert de kantoorartikelen, boodschappen en persoonlijke uitrustingen van medewerkers, en bestelt deze indien nodig extra bij.

Het belangrijk dat je zelfstandig kunt werken en zelf invulling kunt geven aan je dagindeling en werkzaamheden. Je rapporteert aan de HR Manager en kunt bij grotere zaken ook communiceren met de Facility Manager.

Als je het leuk vindt om gastvrije dienstverlening te bieden aan veel verschillende soorten mensen, en je het uitdagend vindt om dit zelfstandig te doen, dan is dit een baan voor jou.

Agenda

Office Manager

Op een leuke dag komen er veel verschillende bezoekers langs, waardoor je werkdag afwisselend is. Ook kun je je eigen creativiteit en initiatief kwijt in het uitvoeren van werkzaamheden, zoals het organiseren van een netwerkborrel.

Op een minder leuke dag ben je voornamelijk bezig met telefoontjes beantwoorden en administratie, zoals het controleren van inkooporders. Hierdoor heb je weinig de tijd om bezoekers te spreken.

  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
    • Lunch
    • Klanten en medewerkers ontvangen en te woord staan
    • Kantoorartikelen bestellen
    • Administratieve werkzaamheden
    • Klanten en medewerkers ontvangen en te woord staan
    • Lunch
    • Klanten en medewerkers ontvangen en te woord staan
    • Post verdelen en voorbereiden
    • Post ontvangen en meegeven
    • Vergader- en ontvangstruimte opruimen
    • Contact met begeleiders Pameijer
    • Persoonlijke uitrusting verzorgen
    • Uitgave poolauto's regelen
    • Vergader- en ontvangstruimte opruimen
    • Vergaderzaal voorbereiden en opruimen voor meeting met lunch
    • Post ontvangen en meegeven
    • Post verdelen en voorbereiden
    • Vergaderruimte voorbereiden voor grote lunch personeel
    • Project Hospitality
    • Overleg met Facility Manager
    • Vergader- en ontvangstruimte opruimen

Voorbeeld uit de praktijk

Er staat een grote vergadering met meerdere klanten op de planning. Hoe zorg je dat deze vergadering goed wordt verzorgd?

Eerst kijk je naar hoe laat de vergadering staat gepland. Is dit bijvoorbeeld om tien uur 's ochtends, dan ga je rond half negen alvast aan de slag met de voorbereidingen. Je zorgt dat de vergaderzaal is opgeruimd en regelt dat er koffie, thee en wat lekkers klaarstaat. Vindt de vergadering later op de dag plaats, dan kan het ook zijn dat je zorgt dat er lunch aanwezig is in de vergaderzaal.

De klanten die arriveren bij het hoofdkantoor ontvang je hartelijk. Je laat hen weten waar ze moeten zijn in het pand en helpt ze als ze vragen hebben. Na afloop van de vergadering zorg je ervoor dat de vergaderzaal er weer netjes uit ziet.

Groeipad

Voor je ontwikkeling kijken we bij Crawford wie jij bent, wat je kunt en wat jouw voorkeuren zijn. Het gaat dus echt om je persoonlijkheid. Door middel van vakopleidingen en coaching ben jij klaar voor je volgende stap.

Office Manager

Werken bij Crawford & Company

Crawford & Company is een internationale organisatie op het gebied van schade-expertise en claimsmanagement met kantoren in meer dan 70 landen. Het bedrijf is een van ‘s werelds grootste onafhankelijke dienstverleners voor verzekeraars, makelaars in assurantiën, overheidsinstanties, multinationals en captives. Crawford & Company (Nederland) B.V. exploiteert haar onderneming vanuit vijf vestigingen in Nederland, te weten Capelle aan den IJssel (hoofdkantoor), Amsterdam, Apeldoorn, Drachten en Eindhoven.

 De claimsmanagementdiensten biedt Crawford & Company aan onder de merknaam ‘Broadspire’. Met deze dienstverlening voorziet Crawford & Company haar klanten van claimshandling services en third party administration.

De missie van Crawford & Company: ''Restoring and enhancing lives, businesses and communities''.

Kijk voor meer informatie over Crawford & Company op de website: www.crawco.com

  • Hoofdkantoor in Capelle aan den IJssel
  • Wereldwijd actief
  • 52% / 48%
  • Gem. leeftijd 44 jaar
  • 160 werknemers in Nederland
  • 9000 werknemers in het buitenland

Collega's

Willem (47) - Schade-expert BTV

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik wilde doorgroeien in de schade wereld en trof een aantal vertegenwoordigers (thans collega's) die mij een goede indruk gaven van het bedrijf. Ik heb er nog geen moment spijt van gehad dat ik de overstap heb gemaakt vanuit mijn vorige baan.

Wat was je vorige baan?
Schade-expert.

Wat doe je in je vrije tijd?
Klussen in en om het huis.

Michelle (48) - Secretaresse op de afdeling Liability & CAR

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Na bijna 20 jaar als secretaresse op advocatenkantoren werken was ik wel toe aan iets anders. Deze functie leek me qua kwalificaties en werkzaamheden op het lijf geschreven en ik dacht uit de vacature te proeven dat er een goede sfeer hing op kantoor. Tijdens de sollicitatiegesprekken werd mijn positieve indruk bevestigd en nu anderhalf jaar later ben ik nog steeds blij dat ik deze stap gezet heb. Alhoewel Crawford een groot internationaal bedrijf is, is het onderlinge contact persoonlijk en dat ligt mij erg goed.

Wat was je vorige baan?
Secretaresse bij Van Steenderen Mainport Lawyers

Wat doe je in je vrije tijd?
Ik ben gek op Oostenrijk en ga in de winter graag skiën. Verder zit ik met 4 vriendinnen in een quizteam. Wekelijks doen we mee aan de pubquiz bij de Ierse Pub in onze stad.

Abdi (31) - Schade-expert op de afdeling Regres

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Tijdens mijn rechtenstudie wilde ik graag in deze branche werken. Crawford biedt studenten de mogelijkheid om werkervaring op te doen. Via De Haagse Hogeschool ben ik toen in aanraking gekomen met Crawford. In de afgelopen jaren heb ik mezelf binnen Crawford verder kunnen ontwikkelen tot professional.

Wat was je vorige baan?
Schadebehandelaar bij Van Ameyde

Wat doe je in je vrije tijd?
In mijn vrije tijd doe ik graag leuke dingen met vrienden. Daarnaast houd ik van voetbal kijken, netflixen en vakanties.

Anne Díaz (30) - HR Specialist

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik kom uit het recruitment vak maar wilde mij verder ontwikkelen. Crawford heeft een internationale setting wat mij erg aanspreekt, de organisatie is dynamisch. Ik krijg de kans om HR projecten op te pakken en betrokken te zijn bij zowel de werving als behoud van personeel. Ik krijg veel vrijheid in mijn rol en ervaar de bedrijfscultuur als warm en laagdrempelig, wat voor mij essentieel is!

Wat was je vorige baan?
Recruiter.

Wat doe je in je vrije tijd?
Ik houd van koken, spinnen, citytrips, live shows (concerten en cabaret), voetbal.

Jeroen (44) - Senior schade-expert

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik kreeg de mogelijkheid om mijzelf verder te ontwikkelen in meer omvangrijke en complexe schaden. Ook het werken vanuit een eigen (regio)kantoor met directe collega's was voor mij erg belangrijk.

Wat was je vorige baan?
Schade-expert.

Wat doe je in je vrije tijd?
Sporten, vissen met mijn kinderen en musea bezoeken

Naoual (31) - Teamleader Liability & Property op de afdeling Broadspire

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik ben in 2013 als student begonnen bij Crawford&Company, omdat ik voor mijn studie Hbo-Rechten op zoek was naar een LeerArbeidPlaats (wat niet te vergelijken is met een stage). Via school werd ik geïnformeerd over een openstaande vacature bij Crawford&Company. Ik wist toen vrij weinig van de verzekeringsmarkt en de schadeafhandeling en ben toen echt met 0 verwachtingen en kennis van deze branche begonnen bij dit bedrijf.

Wat was je vorige baan?
Student.

Wat doe je in je vrije tijd?
Films kijken, boeken lezen en leuke activiteiten doen.

Niels de Kock - Algemeen Directeur

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Je hebt bij Crawford enorm veel vrijheid. We zijn een gerespecteerd expertisebureau maar onze naam en reputatie zijn volledig te danken aan onze mensen: niet alleen het werk wat we leveren maar ook de initiatieven die onze collega's ontplooien en de vrijheid die Crawford daartoe biedt.

Wat was je vorige baan?
Project Manager.

Wat doe je in je vrije tijd?
Klussen.

Ronald Snoek - Bedrijfsschade expert op de afdeling Crawford Forensic Accounting Services (CFAS)

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik ben via een headhunter heel toevallig bij Crawford terecht gekomen. Van tevoren had ik geen idee dat accountants ook in de schade-expertise wereld actief waren. De dynamiek in de functieomschrijving sprak mij meteen aan en sindsdien heb ik nog geen seconde spijt gehad van mijn keuze voor Crawford.

Wat was je vorige baan?
Accountant.

Wat doe je in je vrije tijd?
Mountainbiken, zaalvoetballen, (snoek)vissen, Netflixen, bourgondisch leven en genieten met het hele gezin.

Arnoud Speijer (60) - Senior (marine) surveyor, afdeling Marine and Transportation

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
In 2008 heb ik als schade-expert de overstap gemaakt naar Crawford. Het is een internationaal werkend bedrijf met veel verschillende disciplines. Bij Crawford heb ik de mogelijkheid gekregen om interessante schadekwesties in binnen- en buitenland te behandelen.

Wat was je vorige baan?
Acceptant bij een grote verzekeraar.

Wat doe je in je vrije tijd?
Afspreken met vrienden en hardlopen.

Joyce Janssen (27) - Regres expert Maritiem en Transport

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Na mijn master Maritiem en Transport recht was ik op zoek naar een uitdagende functie in deze branche. Via een vriendin ben ik uiteindelijk bij Crawford terecht gekomen en hier heb ik nog geen dag spijt van gehad.

Wat was je vorige baan?
Contractmanager.

Wat doe je in je vrije tijd?
Naar de bioscoop gaan, uiteten gaan en winkelen met m'n vriendinnen.

Avital Hautemann - Jr. Schadebehandelaar, Motorafdeling

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Voor mijn opleiding Juridisch Medewerker was ik op zoek naar een leuke stageplaats. Toen kwam ik Crawford & Company tegen en leek het mij erg interessant om mij bezig te houden met de schadeafhandeling van ongevallen. Uiteindelijk mocht ik op gesprek komen en werd ik alleen maar meer enthousiast om te beginnen en ben ik niet meer weg gegaan.

Wat was je vorige baan?
Medewerkster bij een bakkerij en bij de supermarkt.

Wat doe je in je vrije tijd?
Koken, Netflixen en drankjes doen met vrienden.

Sollicitatieproces

Telefonisch gesprek met Recruiter
Eerste gesprek met Manager en Recruiter
Eventueel tweede gesprek met collega's
Arbeidsvoorwaardengesprek

Interessante baan?